Huoneistotietojärjestelmä – mitä osakehuoneiston omistajan ja ostajan tulisi nyt huomioida?
1.8.2023Huoneistotietojärjestelmä on varmasti tämän vuoden yhtiökokousten yleisin puheenaihe, joka herättää kysymyksiä niin osakkeen omistajissa kuin ostajissakin. Kokosimme siksi yhteen tärkeimmät kohdat sekä myyjälle että ostajalle, mitä on huomioitava kun asunto-osakeyhtiö siirtyy tai on siirtymässä huoneistotietojärjestelmään.
Mikä on huoneistotietojärjestelmä?
Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 käyttöönotettu digitaalinen asunto-osakkeiden omistajarekisteri ja tietokanta. Jokaisen taloyhtiön tulee olla liittynyt tähän sähköiseen osakehuoneistorekisteriin vuoden 2023 loppuun mennessä. Sähköistymisen myötä osakehuoneiston tietojen ylläpito siirtyy taloyhtiöltä Maanmittauslaitokselle.
Huoneistotietojärjestelmän myötä myös paperiset osakekirjat jäävät historiaan, sillä jatkossa sähköinen omistajamerkintä korvaa paperiset osakekirjat kokonaan.
Siirto sähköiseen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa, joista ensimmäinen on taloyhtiön osakeluettelon siirto sähköiseksi. Tämä vaihe on parhaillaan käynnissä useissa taloyhtiöissä, koska määräaika osakeluettelon sähköistämiseen on päättymässä vuoden 2023 loppuun mennessä. Ensimmäinen vaihe ei kuitenkaan aiheuta työtä osakkeenomistajille, sillä osakeluettelon siirrosta huolehtii taloyhtiön isännöitsijä tai yhtiön määrittelemä taho.
Milloin huoneiston omistajan on haettava sähköistä omistajamerkintää?
Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, on osakkeenomistajalla mahdollisuus hakea osakehuoneiston omistuksen sähköistä rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Samassa yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi huoneiston paperisen osakekirjan.
Osakehuoneiston omistaja voi koska tahansa hakea sähköistä rekisteröintiä, mutta viimeistään 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta.
Jos osakekirja on omistajan pankissa lainan vakuutena, voi myös pankki tarjota siirron hakemista. Huomioi, että pankki veloittaa tästä kuitenkin erillisen palvelumaksun. Omalta pankilta kannattaa tiedustella paljonko siirto palvelumaksuineen kustantaa. Tekemällä sähköisen omistajamerkinnän rekisteröinnin myöhemmin itse, voi omistaja säästää useita satasia palvelumaksuissa. Käytännössä tilanteissa, joissa osakekirja on vakuutena pankissa, mutta pian vapautumassa tai olet harkinnut myyntiä seuraavan 10 vuoden sisään, kannattaa osakekirjan sähköistämistä vielä odottaa.
Sähköisen rekisteröinnin tekeminen käy helposti Maanmittauslaitoksen palvelussa, josta löytyy myös kattavat ohjeet siirron tekemiseen.
Pakolliseksi sähköisen omistajamerkinnän rekisteröinti tulee kuitenkin siinä vaiheessa kun osakehuoneisto vaihtaa omistajaa, vaikka 10 vuoden määräaika ei olisikaan vielä kulunut. Tällöin kaupat ja uusi omistajamerkintä tehdään vielä perinteisesti paperisella osakekirjalla ja vastuu osakekirjan mitätöinnistä siirtyy uudelle omistajalle.
Sähköistä rekisteröintiä on haettava viimeistään 10 vuoden kuluessa yhtiön osakeluettelon siirrosta tai kaupan yhteydessä.
Yhtiö on huoneistotietojärjestelmässä ja myyjällä on paperinen osakekirja – mitä ostajan tulee huomioida?
Kun tehdään kaupat, joissa yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään ja huoneiston osakekirja on edelleen paperisena, on uuden ostajan haettava sähköistä omistajamerkintää 2 kuukauden kuluessa kaupanteosta. Tilanteessa, joissa myydään ennen 1.1.2019 perustetun taloyhtiön osakkeita, tulee ostajan kiinnittää huomiota siihen, onko huoneiston osakekirja sähköinen vai edelleen paperinen. 1.1.2019 jälkeen valmistuneiden yhtiöiden omistajamerkinnät ovat olleet alusta asti sähköisiä.
Omistajamerkintää voi hakea helposti kauppojen jälkeen itse Maanmittauslaitokselta. MML:n verkkosivuilla on hyvät ohjeet rekisteröinnin hakemiseen ja samasta paikasta löytyy myös ajantasainen hinnasto.
Jos et ole varma tai asunnon esitteellä ei näy tietoa, onko taloyhtiö siirtänyt osakeluettelonsa sähköiseksi tai onko huoneiston osakirja siirretty sähköiseksi, niin tarkista tilanne kysymällä kiinteistönvälittäjältä, taloyhtiön isännöitsijältä tai Maanmittauslaitokselta.
Huom! Jos asunnon yhteydessä ostetaan myös autopaikka, johon on oma osakekirjansa, pitää sähköinen rekisteröinti tehdä myös autopaikan osakkeille erikseen.
Entä jos paperinen osakekirja on jo mitätöity ja sähköinen omistajamerkintä tehty?
Jos omistusmerkintä perustuu jo sähköiseen merkintään, eli aiempi omistaja on mitätöinyt osakekirjansa, on ostajan haettava omistuksensa rekisteröintiä kaupanteon jälkeen. Tällöin omistusmerkinnän siirtoon tarvitaan luovuttajan/luovuttajien suostumus, joka laitetaan hakemuksen liitteeksi Maanmittauslaitokselle.
Usein luovuttajan suostumus lisätään kauppakirjaan mukaan, jolloin hakemukseen voi lisätä liitteeksi huoneiston kauppakirjan. Jos kaupat tehdään kiinteistönvälittäjän kautta, huolehtii kiinteistönvälittäjä että kauppakirjasta löytyy oma osionsa, joka valtuuttaa ostajan hakemaan omistuksensa rekisteröintiä. Jos lausetta ei ole kauppakirjassa, voidaan suostumus antaa myös erillisellä kaavakkeella.
